Como sabemos, as associações são constituídas pela reunião de pessoas que desejam desenvolver atividades de interesse social, em prol de determinado grupo ou da sociedade em geral, sem a pretensão de obter lucro ou outro tipo de benefício financeiro.
Para que uma associação ganhe personalidade jurídica e possa exercer essas atividades, é necessário que os documentos de constituição (ata da assembleia de criação e eleição de primeira diretoria, bem como o estatuto social) estejam devidamente registrados no Cartório de Registros de Pessoas Jurídicas, na Prefeitura local, e na Receita Federal do Brasil.
O estatuto, além de diversas informações, como o nome, a sede, e os fins da entidade; os direitos e obrigações dos associados; dentre outras exigências constantes no Código Civil (Lei nº 10.406/02, Art. 54), deve definir também, de forma clara, a estrutura e o funcionamento organizacional da entidade.
Estrutura Organizacional ideal de Associações
A estrutura ideal é aquela composta por:
- Assembleia Geral: um órgão deliberativo que tome as decisões voltadas para a consecução dos fins sociais previstos no estatuto.
- Diretoria: um órgão executivo que administre a instituição.
- Conselho Fiscal: um órgão de controle e fiscalização.
Assembleia Geral
A Assembleia Geral é o órgão máximo deliberativo em uma associação, geralmente composta por todos os associados que estejam em dia com suas obrigações sociais, sendo identificados os que possuem direito a voz e/ou a voto, conforme as regras e exigências dispostas no estatuto.
De acordo com o Código Civil, a Assembleia Geral possui privativamente a competência para destituir os administradores e alterar o estatuto. No entanto, por se tratar do mais alto órgão da associação, é recomendável também que a ela seja atribuída a missão de eleger os administradores e aprovar as contas da entidade (competências que deixaram de ser obrigatórias para este órgão em alteração promovida no Código Civil em 2005).
Quando se trata de entidades de grande porte, ou que possuem uma grande quantidade de associados, ou ainda que atuem em diversas regiões do país, é comum que abaixo da Assembleia Geral exista um Conselho de Administração, que pode assumir o papel decisório, principalmente em virtude da dificuldade de reunir os associados para a realização das assembleias gerais. Portanto, o Conselho de Administração é um órgão facultativo nas associações (exceto no caso daquelas qualificadas como Organizações Sociais – OS, onde este é obrigatório, conforme determina a Lei nº 9.637/98), podendo estar previsto nos estatutos de acordo com o tamanho e estrutura da entidade.
Diretoria
Também denominada de Diretoria Executiva, é o órgão responsável pela administração da associação, podendo ser composta por apenas um presidente, bem como por diversos diretores (financeiro, administrativo, secretário, de projetos, técnico etc.), a depender do tamanho e volume de atividades da entidade. Portanto, seu número é ilimitado, dependendo do que dispuser o estatuto.
Desta forma, além da quantidade de membros da Diretoria (que por se tratar de um órgão colegiado é recomendável que possua mais de um integrante), também é importante estar bem delineado o prazo dos mandatos dos eleitos ou escolhidos para os cargos, que pode ser de 2, 4, 5…50 anos (não há imposição legal quanto a isso), e ainda se existe a possibilidade de reeleição ou recondução, e em quais condições.
As boas práticas de governança sugerem mandatos não superiores a 4 anos, para que a gestão possa ser renovada e permita a oxigenação da organização, afastando definitivamente a perpetuação do dirigente com mandato vitalício, o que dá a equivocada impressão de que a associação possui um “dono”. Deve ainda estar prevista, se for o caso, a possibilidade de reeleição, bem como quantidade de vezes que essa recondução poderá ocorrer.
Vale ressaltar que a diretoria tanto pode ser composta por associados eleitos, como por administradores contratados para tal fim.
Conselho Fiscal
O Conselho Fiscal é o órgão responsável pelo controle e fiscalização, e não apenas das contas como muitos imaginam, mas também da própria gestão da entidade. Um fato curioso é que o Conselho Fiscal não é um órgão obrigatório (exceto caso a associação possua ou pretenda ter a qualificação de Organização da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP, Lei nº 9.790/99, que exige a presença do referido conselho), somente citado no Código Civil no capítulo que trata das sociedades mercantis. Porém, a constituição de um órgão de controle e fiscalização é totalmente recomendável pelas boas práticas de governança, para o exercício da transparência, e principalmente para colaborar a integridade e a conformidade exigidas pelo Compliance.
As regras de composição e competências de um conselho fiscal constam também nos Arts. 161 a 165 da Lei nº 6.404/76, conhecida com a Lei das Sociedade Anônimas, que podem ser tranquilamente adaptadas e utilizadas pelas entidades sem fins lucrativos, sendo recomendável que seja composto a partir de 2 membros, eleitos ou escolhidos, preferencialmente em número ímpar para fins de desempate nas votações, quando necessário.
Assim como no caso da diretoria, o conselho pode tanto ser integrado por associados eleitos, quanto por não associados convidados para tal fim. Outra recomendação é que os componentes possuam conhecimento acerca das finalidades da associação, de contabilidade, legislação e finanças relativas ao terceiro setor, e principalmente que possuam total independência pessoal com relação aos conselheiros e dirigentes, e independência financeira com relação à própria instituição, para que possam exercer suas atividades de controle e fiscalização com imparcialidade e objetividade.
Algumas associações, a depender de suas finalidades, e desde que também previstos em seus estatutos, podem ter outros órgãos de caráter consultivo, científico, técnico, etc., como os Conselhos Consultivos, e os Comitês Científicos, Técnicos, de Projetos, e de Pesquisa.
Como indicado neste texto, a constituição de conselhos e comitês especiais vai depender das finalidades, abrangência, áreas e locais de atuação, tamanho, estrutura e forma de operacionalização da associação. O conselho fiscal, apesar de ser órgão facultativo, é recomendável para qualquer entidade que tenha boas intenções. Já a constituição da assembleia geral e de um órgão administrativo (Diretoria) são de caráter obrigatório para todas as associações.
Por fim, lembramos mais uma vez que a estrutura organizacional das associações, com seus órgãos obrigatórios, facultativos e opcionais, deve estar devidamente disposta no estatuto, indicando suas respectivas atribuições, competências, composição e prazo de mandato.
Até mais!
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