As Organizações do Terceiro Setor vem, ao longo dos anos, buscando uma maior especialização e profissionalização dos seus colaboradores, bem como o desenvolvimento de seus processos, normas, procedimentos e estrutura operacional, com o intuito de se fortalecer e garantir sua permanência no mercado. Somente a partir dessa evolução administrativa conseguirão realizar satisfatoriamente os objetivos sociais a que se propõem.
Uma das ferramentas administrativas que pode vir a contribuir para a gestão das entidades é o método PDCA. Um ciclo constante de quatro etapas (Planejamento, Execução, Verificação e Ação Corretiva) desenvolvido por Walter A. Shewhart na década de 20, e que começou a ser conhecido no Japão, em 1950, por intermédio de William Edwards Deming, ao ensinar como melhorar a gestão de projetos e a qualidade dos produtos, dentre outras inovações.
O método PDCA consiste numa sequência de atividades que são percorridas de forma cíclica para melhorar as atividades da organização, além de padronizar processos, procedimentos e informações, tornando-os mais acessíveis e facilitando o seu entendimento.
> P – Plan (Planejamento) – onde é necessário fazer uma coleta e análise de dados com o objetivo de formular um plano de ação, onde serão definidas as metas, com identificação dos meios que serão utilizados para alcançá-las.
> D – Do (Execução) – onde deve ser executado tudo o que foi planejado. Durante essa fase é importante que ocorra o devido treinamento da equipe visando a correta realização do trabalho.
> C – Check (Checar) – onde é realizada a comparação entre o que foi previsto e o que está sendo realizado, identificando possíveis desvios, e suas causas.
> A – Act (Agir) – onde se deve atuar em função dos resultados. Caso tenha sido bem sucedida, pode tornar-se um padrão (modelo). Sendo identificada alguma necessidade de melhoria, esse é momento para fazer a devida correção.
O planejamento é essência da administração, e as Organizações do Terceiro Setor também necessitam estabelecer seus objetivos e os métodos que deverão ser utilizados para alcançá-los. Atualmente não é possível conceber uma organização, por menor que seja, que não possua um orçamento e um plano de trabalho para as suas atividades. Essa etapa fica ainda mais evidente na execução de convênios, contratos de repasse e termos de parceria, visto que uma má gestão de recursos públicos recebidos, enseja a aplicação de sanções e a devolução dos valores que foram mal utilizados.
Por ser um ciclo, os procedimentos são interligados. Portanto, a execução correta vai depender muito da existência de um bom planejamento. Uma instituição só poderá executar seu orçamento, ou gerir um projeto, se as metas, etapas e fases estiverem bem definidas, e principalmente, claramente mensuradas e delimitadas qualitativa, quantitativa e cronologicamente. Ainda, a execução dependerá também da capacitação e qualificação da equipe, e do pleno entendimento sobre o trabalho e as tarefas a serem desenvolvidos.
Na etapa de verificação deve ser realizada a coleta de dados e a comparação entre o previsto e o realizado, a fim de analisar a efetividade e a eficiência na execução das fases anteriores. Será preciso, também, tabular e analisar as informações, além de identificar os pontos críticos da execução dos trabalhos. Por isso, vemos o crescimento e desenvolvimento da área de Controle Interno nas entidades sem fins lucrativos, pois cada vez mais há necessidade de informações consistentes e em tempo hábil para a tomada de decisões.
A fase da aplicação de ações corretivas e preventivas (que não é um fim, mas um novo começo) consiste em atuar no processo tomando-se por base os resultados apurados. É a etapa mais importante, e considerada a mais difícil para as Organizações do Terceiro Setor, pois, muitas entidades realizam atividades através de voluntários, ou seu pessoal ainda não está devidamente capacitado. Esses pontos podem influenciar na consecução das metas previstas e na criação do modelo padrão. Por outro lado, a ausência de necessidade de correções nesta fase indica que a instituição está no caminho certo, confirmando, assim, o sucesso na execução das etapas anteriores.
Portanto, a aplicação do método PDCA, apesar das dificuldades que possam ser encontradas, permitirá um avanço considerável em termos de gestão. Com a utilização deste ciclo, as instituições passarão a exercer uma administração eficiente, sendo possível planejar, executar e controlar melhor suas atividades, acompanhando e corrigindo possíveis desvios identificados.
