Quem escreve aqui é Carla Damião, Diretora Global da Umanitar Academy e Especialista em Gestão de Projetos com ampla experiência em Programas de Sustentabilidade e Desenvolvimento Econômico-Social. Hoje vou falar um pouco sobre a diferença entre a gestão de projetos tradicional e a gestão
ágil, e sobre como elas precisam ser adaptadas para o contexto de projetos sociais.
Sou certificada nas mais importantes metodologias de Gerenciamento de Projetos do Mundo e dirigindo ativamente projetos internacionais, idealizei e ajudei a desenvolver as Certificações Globais Master Umanitar GP Agile, Master Umanitar Impact e Master Umanitar Finance, todas aprovadas por 26 Organizações Mundiais.
Gestão de projetos sociais
Monitoramento de demandas, redução do retrabalho, diminuição de custos e ganho de eficiência operacional no geral são preocupações da maioria das empresas e organizações sociais. Para alcançar resultados satisfatórios as instituições investem, cada vez mais, em metodologias e ferramentas que auxiliem no acompanhamento operacional e otimizem os processos internos.
Muitas dessas metodologias e ferramentas estão relacionadas à gestão de projetos, que possuem em sua essência o objetivo de agilizar rotinas e aumentar o potencial de sucesso das entregas realizadas pelos times, garantindo o sucesso do projeto.
O mundo empresarial tem passado, nos últimos anos, por várias transformações decorrentes de movimentos naturais dos ciclos econômicos, como novos segmentos de mercado, novos modelos de negócio (basta ver o exemplo das startups) e avanço tecnológico ao alcance de todos.
Alguns fatores são, portanto, o caminho para que um negócio prospere nesse cenário: capacidade de se adaptar, agilidade, planejamento voltado para tendências e estratégias de gestão de projetos para viabilizar as metas estipuladas.
A escolha entre gestão ágil ou tradicional não precisa gerar um conflito. Na prática, o que deve ser analisado antes de fazer uma escolha entre os métodos é se o projeto será desenvolvido todo de uma vez (metodologias tradicionais) ou por etapas (metodologias ágeis).
Vertente tradicional e Vertente Ágil
Os principais pontos de diferença entre gestão ágil e tradicional são:
1. Percepção de conquista de resultados
A metodologia tradicional considera que só será possível avaliar a percepção de valor de um produto ou serviço quando ele for 100% entregue enquanto nos métodos ágeis essa percepção de valor acontece conforme as etapas do projeto são entregues.
2. Controle Orçamentário
Em relação a custos, na metodologia tradicional, o custo do projeto é fechado a partir do escopo e há pouca previsão de alterações significativas no seu custo (o que faz todo sentido considerando que o gestor deve planejar muito bem seu orçamento e buscar o possível para que nada mude durante a operação). No método ágil, por outro lado, é possível combinar entregas de funcionalidades mínimas e providenciar ajustes significativos no custo do projeto a partir das entregas e do mapeamento das demais etapas.
3. Gestão de risco
Em ambos os métodos há ênfase no planejamento inicial detalhado para identificar, avaliar e determinar as respostas para todos os riscos do projeto, porém na metodologia tradicional o monitoramento e controle é feito pelo Gerente de Projetos, que geralmente identifica quem será o responsável por tratá-lo.
Já na gestão ágil, qualquer membro do time pode identificar os riscos a qualquer momento e atualizar os riscos identificados para serem tratados com prioridade na próxima “sprint”. A responsabilidade nos métodos ágeis é coletiva, ou seja, todo o time tem responsabilidade no gerenciamento dos riscos.
4. Interação entre os colaboradores
Nas metodologias tradicionais, há uma figura central no monitoramento das demandas que normalmente, é o líder da área. Ele deve responder por todo o processo e delegar as atividades.
Nas metodologias ágeis, a macroestrutura é dividida em equipes multidisciplinares que possuem autonomia para a tomada de certas decisões, se assemelhando mais a um “organismo vivo” do que uma “pirâmide”.
Como escolher qual metodologia usar?
O melhor é definir um caminho em que os dois métodos estejam alinhados, mantendo a valorização de cada um. E é importante não transformar uma metodologia na outra, burocratizando a ágil e simplificando a tradicional. É preciso saber escolher o que cada uma pode agregar para atingir os objetivos do projeto, sem perder a qualidade.
No Setor Social é possível encontrar duas ferramentas principais: Project Dpro (metodologia tradicional) e Master Umanitar GP Agile (metodologia ágil adaptada para a realidade social).
As organizações que optam por uma gestão completa, eventualmente devem incluir a implementação e desenvolvimento de metodologias ágeis dentro de seus departamentos para entregar os produtos ou serviços com maior qualidade, custos reduzidos e mais tempo, porém há diversas questões específicas do setor social que são melhor executadas com a visão tradicional, como o fato dos investimentos serem definidos externamente e antes do projeto iniciar.
Por isso, em minha experiência pessoal, ao ajudar a criar uma metodologia de gestão para o setor de desenvolvimento social foi necessário conhecer profundamente mais de 10 metodologias globais e ter trabalhado no setor dirigindo projetos extremamente desafiadores por 5 anos. Entre ágil e tradicional fiquei com “o que tem de melhor em cada uma” e, na dúvida, o que poderia “sobrar” foi adicionado.
Diante dessa realidade, aumentamos a cada dia a importância da eficácia dos projetos e, na mesma proporção, a disseminação de conhecimentos que envolvem o gerenciamento de projetos em resposta às exigências dos profissionais e investidores.
As organizações sociais já perceberam que é preciso desenvolver um conjunto de habilidades e ferramentas para controlar e lidar de forma positiva com os desafios, e a melhor solução para essa necessidade tem sido gerir projetos de forma assertiva.
Meu próximo artigo vai trazer um resumo sobre as 6 principais ferramentas de gestão do Setor Comercial e as 2 ferramentas disponíveis no Setor Social.
Até a próxima!
Sobre a Umanitar
A Umanitar é uma startup global da área social especialista na formação e certificação de gestores de projetos internacionais. Saiba mais em: www.umanitar.com
