Toda instituição que vise obter sucesso no mercado onde atua necessita ter bem estabelecidos sua missão, visão e finalidades. Pois, somente através da definição de onde se pretende chegar, será possível traçar o caminho, o método, delimitar o tempo, mensurar o custo, além de outras condicionantes, para assim iniciar e concluir o percurso.
Esse conjunto de decisões formuladas com a intenção de orientar o posicionamento da entidade para que consiga definir e alcançar seus objetivos é chamado de estratégia.
Portanto, a boa gestão das Organizações do Terceiro Setor não se limita apenas à prestação de serviços de qualidade. Também precisam existir planos e estratégias administrativas que envolvam a captação de recursos junto a doadores e financiadores, o recrutamento e capacitação de colaboradores e voluntários, a atração do público alvo, o marketing, o relacionamento com o Poder Público e a sociedade, e todos os demais procedimentos que sejam necessários para colocar em prática a sua missão social.
E como já pudemos verificar no artigo sobre o ciclo PDCA, o planejamento é sempre a fase inicial do processo.
Planejamento de Longo Prazo
A etapa de planejamento começa com a elaboração de planos de longo prazo, também chamados de estratégicos. A partir da formulação destes é possível a orientação e a formatação de planos de gestão a curto prazo, denominados de táticos, quando a nível de gerência; e operacionais, quando correspondentes à realização das atividades.
O planejamento de longo prazo envolve o estabelecimento dos objetivos mais gerais da entidade e a formulação dos planos que variam de dois a dez anos. Ao elaborá-lo, a instituição visa definir qual rumo seguir, bem como avaliar preventivamente o ambiente externo no qual ela operará (identificação de ameaças e oportunidades), e desenvolver estratégias para alcançar as finalidades descritas no estatuto social.
Planejamento de Curto Prazo
Esses planos dizem respeito à execução do planejamento para longo prazo que foi previsto para a instituição, e à aplicação das estratégias delineadas. Neles são determinadas as providências a serem implementadas de imediato, ou em um curto espaço de tempo, e o impacto previsto dessas medidas. São planos que quase sempre abrangem um período de um ano.
Os planejamentos de curto prazo podem ser colocados em prática através do plano de ação, onde será possível concretizar os objetivos traçados, identificando e definindo:
* O que será feito? – Determinação dos objetivos, subdivididos em metas, fases e etapas, quando necessário;
* Por que será feito? Formulação dos indicativos da necessidade, da importância e da justificativa de se executar cada atividade, buscando alcançar os objetivos;
* Quem fará? Definição de quem será o responsável pelo planejamento, avaliação, realização e controle das atividades;
* Quando será feito? – Estabelecimento dos prazos para realização de cada uma das fases e metas previstas;
* Onde será feito? Determinação do local ou espaço físico para a realização das diversas atividades propostas;
* Como será feito? Planejamento dos meios e métodos para a execução, avaliação, e realização das atividades;
* Quanto custará? – Levantamento dos esforços e os custos para a realização das atividades, metas, e alcance dos objetivos.
O Plano de Ação fornece subsídios para análises técnicas e financeiras de curto prazo, e propicia o controle efetivo das operações, oferecendo elementos para o acompanhamento e o controle referentes ao cumprimento das metas estipuladas pela organização. Quando utilizado como base para a elaboração de projetos, o plano de ação também é denominado de Plano de Trabalho.
A partir dessas informações básicas, já é possível verificar se sua instituição possui estratégias definidas, e se faz uso do plano de ação para alcançar metas e cumprir a sua missão social.
