Olá!
Em decorrência da repercussão positiva do artigo anterior, quando falamos sobre a importância do Conselho Fiscal no Terceiro Setor, resolvemos explorar um pouco mais o tema, trazendo agora para discussão a função fiscalizadora do órgão, e os principais documentos a serem analisados.
Aos poucos, vamos consolidando a ideia de que a função do Conselho Fiscal não é simplesmente, como muitos pensam, de “aprovar as contas da organização”. Inicialmente é necessário verificar se a gestão está sendo realizada de forma correta, se as obrigações legais e estatutárias estão sendo cumpridas, e se os relatórios financeiros condizem com a execução física (alcance de metas) realizada no período.
O Conselho Fiscal e o exercício de sua função no Terceiro Setor
Ao exercer sua função fiscalizadora, o Conselho Fiscal deve verificar se a administração está atendendo às obrigações legais e estatutárias, e se está conduzindo a organização para o cumprimento de sua missão social.
O foco principal é o exame da gestão dos administradores, complementado pelo acompanhamento das atividades executadas e seus riscos, e pela análise da estrutura e eficiência dos controles internos. Assim, o conselheiro deve atuar primordialmente visando o interesse da entidade, e não o seu próprio, da administração, ou daqueles que o indicaram para o cargo.
Atividades fiscalizadoras
As atividades fiscalizadoras decorrentes das atribuições do Conselho Fiscal dependerão das finalidades e do porte da organização. Portanto, sugerimos que, no mínimo, os seguintes procedimentos sejam realizados durante os trabalhos dos conselheiros, podendo este rol ser ampliado de acordo com as necessidades da fiscalização:
- acompanhar a execução do orçamento;
- acompanhar a política de pessoal, e as razões das reclamações trabalhistas;
- acompanhar a pontualidade da entidade no cumprimento de suas obrigações;
- acompanhar contingências passivas;
- acompanhar modificações do estatuto da organização;
- examinar as vendas relevantes de ativos;
- examinar os procedimentos de compras, licitações e contratos, com atenção aos procedimentos com dispensa de licitação e contratos emergenciais, quando aplicável;
- ler as atas das reuniões de diretoria e do conselho de administração e solicitar informações à administração;
- opinar sobre os demonstrativos anuais e sobre o relatório da administração;
- reunir-se com a contabilidade, e auditoria independente, quando houver, para receber informações e esclarecimentos sobre as demonstrações contábeis.
A eficácia do Conselho Fiscal estará vinculada à qualidade de documentos apresentados antecipadamente a cada reunião. Os conselheiros precisam ter condições de ler toda a documentação e estar preparados para as reuniões, solicitando esclarecimentos quando necessários.
O conselheiro deve utilizar-se do bom senso durante a ação fiscalizadora, no sentido de solicitar os materiais que sejam realmente necessários à sua atividade, reconhecendo e evitando demandas excessivas à administração. À instituição caberá disponibilizar os documentos e instrumentos solicitados, preferencialmente, de forma eletrônica, ou em remessa direta para os conselheiros, sempre em tempo hábil adequado ao volume de trabalho que as análises demandam.
No caso de negativa de apresentação da documentação, o Conselho Fiscal, ou o conselheiro individualmente, poderá exigir judicialmente a exibição de tais documentos, e denunciar o fato à assembleia geral/conselho deliberativo.
Documentos a serem entregues ao Conselho Fiscal
Sugere-se a organização, por parte da entidade, de um conjunto de documentos a serem entregues aos conselheiros fiscais, com os seguintes conteúdos, além de outros julgados necessários:
- atas anteriores de reuniões do Conselho Fiscal;
- atas de reuniões da diretoria e da Assembleia Geral;
- estatuto, regimentos internos e manuais da instituição;
- orçamento;
- balancetes analíticos mensais;
- demonstrações financeiras;
- presença de executivos para dissertar sobre temas pontuais;
- relatórios da administração;
- relatórios da auditoria interna;
- relatórios dos auditores independentes, quando houver;
- relatórios gerenciais de acompanhamento de gestão;
- documentos relativos a acordos firmados (contratos, convênios, termos de parceria, etc.);
- pareceres jurídicos sobre práticas especiais da administração;
- relatórios necessários ou exigidos, conforme a situação específica.
Vale relembrar que os associados e beneficiários têm o direito de receber informações sobre os resultados da atividade da entidade, com o objetivo de confirmar se a instituição está realizando o seu objeto e se cumpriu a sua função social. Tal direito é colocado em prática através da atuação do Conselho Fiscal.
Em nosso próximo encontro traremos ainda alguns aspectos sobre o Conselho Fiscal, abordando questões relativas às características desejáveis para os conselheiros, às reuniões, e à emissão do parecer.
Até a próxima!
Confira o próximo artigo sobre o assunto.
