Não existe nada melhor para fidelizar os seus doadores do que fazer eles se sentirem verdadeiramente apreciados. E não existe nada mais autêntico do que uma carta de agradecimento escrita à mão. Embora este não seja o método mais rápido, é com certeza o mais sincero. Porém, se você está apertado de tempo, enviar um email pode ser uma opção efetiva. Se você quer realmente aprender a agradecer o seu doador de forma sincera, considere os seguintes conselhos:

1. Customize o seu email para torná-lo pessoal

Você deve criar um email personalizado para a pessoa que vai recebê-lo. Quanto mais tempo você gastar customizando o email, mais o doador se sentirá valorizado. Afinal eles fizeram uma doação para a sua causa e estão esperando um agradecimento sincero da sua parte. Lembre-se também de sempre mencionar como a contribuição do seu doador foi usada e quais os resultados esperados dessa ação.

As ferramentas de email marketing permitem inserir variáveis como nome, sobrenome, cidade e outros. Para definir quais variáveis serão utilizadas para essa mensagem personalizada, é preciso pensar em quais campos você vai pedir no momento do cadastro. Aqui separamos algumas dicas sobre criação de formulários.

Além dessas variáveis, sugerimos que você coloque uma assinatura do seu email e o seu telefone direto. Se possível, coloque uma imagem da sua assinatura real, escrita a mão, para dar um tom ainda mais pessoal ao email. Esses pequenos ajustes no email vão fazer uma grande diferença para quem o recebe.

2. Mantenha o email curto e direto ao ponto

Apesar dos doadores gostarem de receber emails de agradecimento, eles não têm muito tempo para ler. Então, escreva o essencial.

Quebre o texto em parágrafos pequenos, para facilitar a leitura. Informações cruciais devem ser destacadas. Formatar o seu email dessa forma, permite que o seu doador passe os olhos pelo email e retenha as informações mais importantes.

Outra dica é tornar o email mais visual. Adicione fotos e vídeos para manter os doadores engajados. Você pode adicionar:

• Fotos de colaboradores e funcionários segurando posters expressando a sua gratidão
• Fotos de ações de voluntariado
• Fotos relacionadas à sua causa

Esse tipo de conteúdo permite que os seus doadores tenham uma noção maior de como a contribuição deles ajuda a alcançar resultados efetivos para a organização.

Caso perceba que seus textos estão ficando longos, talvez seja hora de rever a cadência dos envios e, se necessário, avaliar se são necessários mais envios ou mesmo outros canais de contato para comunicar o que se deseja.

3. Use um tom conversacional

Emails muito formais podem não gerar a identificação esperada. Não basta que os textos sejam escritos por uma pessoa, precisa parecer que foi escrito por alguém com alma e o sentimento de gratidão.

Imagine que você está falando com o seu doador cara a cara. Como você falaria com ele? Você provavelmente evitaria usar uma linguagem complicada para manter o seu doador engajado na conversa.

Todas as estratégias que você usa em uma conversa na vida real podem ser usadas quando você for escrever um email. Para fazer o email soar mais conversacional, você pode:

• Usar “você” mais do que “eu”
• Evitar usar jargões sem explicá-los primeiro
• Usar frases curtas
• Fazer perguntas
• Adicionar pontuação ou enfatizar (sublinhar, deixar em destaque, itálico…) certas palavras para deixar o seu ponto claro.

4. Deixa uma boa primeira impressão

A última coisa que você quer é gastar um tempão escrevendo um email de agradecimento e o seu doador nunca abri-lo. Por isso, é importante que o email seja criativo e chame a atenção – a começar pelo título. Esqueça todos os títulos óbvios e busque algo que irá se destacar. Por exemplo, ao invés de usar o clássico “Obrigado pela sua doação”, tente usar algo como “Você é um herói!”. As primeiras linhas do email também são essenciais para conquistar a atenção do leitor, então seja criativo!

Outra dica é utilizar ferramentas de email que permitam acompanhar a abertura dos emails. Caso a taxa de abertura do email de agradecimento seja baixa, experimente utilizar outros canais, como SMS.

5. Deixe os doadores saberem para onde o dinheiro está indo

Um excelente email de agradecimento faz com que os seus doadores se sintam orgulhosos de terem contribuído para a sua causa.

Defina uma frequência de envio de relatórios simples e fáceis de ler para seus apoiadores. É importante enviar esse material por email e não esperar que ele acesse o seu site em busca dessas informações. Além disso, avise-os que informações em tempo real sobre o desenvolvimento do seu trabalho também estão nas redes sociais e convide-os a seguir os perfis da sua organização. Mas claro, para isso é preciso que você realmente as atualize.

Uma dica é usar histórias para fazer o apelo emocional do seu email e inspirar o seu doador. Por exemplo, se a sua organização oferece material escolar para crianças necessitadas, conte a história de um dos alunos (com a permissão deles, claro). Talvez você tenha dado material de pintura para um menino cujo sonho é ser um pintor, mas que até então não tinha como participar das aulas de artes. Essa narrativa é importante para fazer o doador perceber como ele está efetivamente mudando a vida das pessoas.

6. Não peça mais dinheiro

Ou melhor, peça sim. Mas é preciso ter cuidado com o timing. Ao receber um novo doador, espere que ele se engaje com a sua organização para pedir. Uma dica é no email de agradecimento, ao invés de pedir mais dinheiro e deixar a mensagem menos genuína, mostre ao doador de que outras formas ele pode interagir com a sua organização. Fale sobre futuros eventos ou mostre a ele em quais canais online ele pode encontrar você. Outro ponto importante é definir um índice de engajamento para saber o momento certo para aumentar o ticket de doação.

Além do seu doador, crie experiências personalizadas também para os seus funcionários, voluntários e clientes para construir confiança e aumentar o apoio à sua causa.

Fonte: TechImpact e JohnHaydon.
Traduzido e adaptado por Nossa Causa.