Por que encontro tanta dificuldade para realizar o gerenciamento de projetos, atingir metas, cumprir cronogramas, gerir orçamentos e prestar contas?
Acredito que as causas são várias, seguem as que mais encontro nas minhas consultorias:
O que conheço sobre técnicas de administração?
Sou formado em biologia, psicologia, economia, direito, pedagogia, assistência social etc… mas o que estas formações me ensinam sobre administração? O que elas me ensinam sobre administração de pessoal, administração do tempo, controles orçamentários, planejamento e várias excelentes ferramentas de administração?
Quando estou na ponta trabalhando como técnico o trabalho é 100% técnico, mas quando subo um nível hierárquico, e passo a coordenar uma equipe, o trabalho passa a ser 50% técnico e 50% gerencial. Se eu não me preparar como administrador só 50% do trabalho será realizado de forma profissional. Quanto mais se sobe no nível hierárquico, mais cresce o componente gerencial do trabalho chegando a ser 100% gerencial.
Quem da área nunca ouviu: “Este projeto é para ontem”?
Por não termos uma área de captação de recursos onde se faça prospecção de financiadores só acabamos sabendo de editais e outras oportunidades faltando pouco tempo para seu encerramento, então queremos que tudo seja feito as pressas. Assim não há tempo para se detalhar o projeto, como por exemplo: levantar todas as atividades, fazer a memória de cálculo de cada uma das atividades, levantar os custos de cada item da memória de cálculo, etc… Detalhes estes fundamentais para um bom gerenciamento.
Você tem claro seus indicadores de quantidade e qualidade?
Primeiro vamos entender que indicadores de impacto são alcançados no longo prazo e normalmente superior ao prazo do projeto, aqui vamos falar dos indicadores de quantidade e qualidade do projeto. Indicadores de quantidade são muito simples, mas para isso é preciso que meus objetos estejam quantificados, onde não há números não se pode gerenciar.
Indicadores de qualidade não são tão simples, mas estão longe de serem complicados. Quando vou comprar algo olho primeiro o preço e depois a qualidade. Como defino a qualidade de um bem que irei comprar? Por exemplo, meu objetivo é comprar um carro o indicador de quantidade é um carro e o de qualidade seria o modelo, motor, marca, acessórios, etc… Em um curso o indicador de quantidade seria o número de alunos e o de qualidade o que eles irão aprender no curso. Sem indicadores claros de quantidade e qualidade não saberemos para onde direcionar o projeto e nem comprovar se o projeto está no caminho que queremos.
Todos têm claro que o que se deve prestar contas e como se deve prestar contas é definido pelos indicadores do projeto que são acordados entre todos os parceiros do projeto?
A prestação de contas fundamental é a técnica onde demonstramos que atingimos os objetivos em termos de quantidade e qualidade dentro do prazo. A prestação de contas financeira é para demonstrar onde e quanto dinheiro foi utilizado e se ele foi gasto de acordo com as regras do financiador. A prestação de contas técnica é fundamental porque se você errar em um gasto talvez tenha que devolver o dinheiro daquele gasto, se você não atingir seus objetivos talvez tenha de devolver todo o dinheiro do projeto.
Quando temos indicadores sabemos o que temos de prestar contas e nos preparamos para termos sempre em mãos as informações necessárias fazendo o correto acompanhamento desde o início do projeto, além de solicitar notas fiscais e comprovantes necessários.
Recomendo que mesmo que o financiador só solicite a prestação de conta ao final do projeto que você o faça mensalmente. É mais fácil ver o que está faltando e concertar um problema do mês no próprio mês do que meses depois.
Qual a utilidade de um Cronograma Físico Financeiro – CFF?
Acredito que o CFF é uma excelente ferramenta para um bom gerenciamento. Gerente não precisa ser especialista em plano de contas, mas precisa saber gerenciar orçamento.
O CFF mostra o planejamento cronológico e financeiro do projeto mês a mês, além de todas as atividades que serão realizadas no projeto, quanto tempo se tem para executá-las, quando elas começam e quando elas terminam, quanto se tem de recursos para cada atividade e quanto se precisa ter em caixa para implementar o projeto. Como para se chegar ao custo de cada atividade é preciso se elaborar a memória de cálculo o gerente tem também o detalhamento de cada atividade.
Você escreveu seu projeto para quem irá implementá-lo ou para o financiador?
Acredito que um projeto deva ter um perfil de plano de negócios, onde precisamos deixar claro, quantificado e detalhado nossos objetivos, cronograma, orçamento, metodologia e estratégias.
Penso que o mais importante é que o projeto atinja seus objetivos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos, para isso deve-se ser escrito para o coordenador que irá implementá-lo. Ao financiador se dá as informações que ele quer, do jeito que ele quer. Como financiador peço informações que irão me ajudar na análise do projeto e nos relatórios que preciso apresentar.
Enfim, o que peço como projeto visa atender as minhas necessidades como financiador, do outro lado, lembro quando estava na ponta e as informações que recebia não eram suficientes para que eu pudesse gerenciar o projeto me obrigando a reescrever, só que desta vez com limites financeiros e de prazo que muitas vezes comprometiam os objetivos.
Projetos para o Terceiro Setor não são difíceis de se elaborar, mas dão trabalho uma vez que são muitos detalhes a serem analisados. Por isso não se pode fazer rapidamente e posso lhes garantir que algumas horas gastas na elaboração destes detalhes representam semanas de tranquilidade na execução do projeto.
